FIC-1 Mixte : présentiel / à distance

Modalité d'organisation : présentiel ou distanciel (classe virtuelle).

Le contrat de photocopieuse fait partie des postes de dépense où les établissements peuvent payer très cher sans toujours en avoir pleinement conscience. Loyers financiers reconduits automatiquement, coût à la copie qui dérive, volumes surestimés, frais de sortie verrouillés : la facture peut s'alourdir silencieusement, année après année.

Cette formation résolument opérationnelle apporte des repères concrets pour reprendre la main sur ce poste de dépense. Elle s'appuie sur des contrats réels et permet aux participants de repartir avec des outils directement réutilisables dans leur établissement.

Programme détaillé :

• Anatomie d'un contrat : distinction entre location financière et maintenance, identification des rôles du fournisseur, du financeur et du prestataire.
• Clauses à surveiller : durée du contrat, indexation annuelle, reconduction tacite, seuils de volume, frais de remise en état.
• Vrai coût à la copie : reconstitution du coût complet de l'impression et comparaison avec des références de marché.
• Audit du besoin : exploitation des relevés compteurs, analyse des volumes noir et blanc / couleur, dimensionnement du parc en fonction des usages réels.
• Mise en concurrence : élaboration d'un cahier des charges simple et d'une grille de comparaison objective.
• Négocier et sortir : leviers de renégociation, gestion de la reconduction, conditions de résiliation et sortie du contrat sans surcoût.

Approche pédagogique : la formation est fondée sur l'analyse de situations concrètes et de contrats réels rencontrés en établissement.

Cas pratique : analyse d'un contrat apporté par les participants et chiffrage du gain potentiel.

Livrables remis : une grille d'analyse de contrat et une trame de cahier des charges.

À l'issue de cette formation, les participants seront en mesure de reprendre la main sur le contrat de photocopieuse de leur établissement en identifiant les leviers de coût, les clauses sensibles et les points de vigilance à intégrer dans toute négociation.

Ils sauront également reconstituer le coût réel de l'impression, auditer les besoins de leur parc et construire une démarche de mise en concurrence plus objective et plus sécurisée.

Enfin, la formation vise à leur permettre de renégocier un contrat en cours ou d'en sortir sans surcoût, grâce à une compréhension claire des mécanismes contractuels et financiers en jeu.

Cette formation s'adresse aux chefs d'établissement, aux présidents, aux trésoriers et aux économes d'établissements scolaires.

Elle concerne plus largement les personnes impliquées dans la gestion des achats, des contrats fournisseurs et de l'optimisation des dépenses au sein d'un établissement.

La formation est conçue dans une logique très opérationnelle, avec un apport méthodologique immédiatement applicable aux situations rencontrées en établissement.

Elle s'appuie sur des cas réels et sur l'analyse de contrats apportés par les participants, afin de favoriser une appropriation concrète des notions abordées.

Les participants alternent entre apports de contenu, lecture critique des clauses contractuelles, mise en situation de négociation et travail sur des outils de comparaison et d'aide à la décision.

Un cas pratique permet de mobiliser les acquis de la session et de chiffrer un gain potentiel à partir d'un contrat existant.

• Identifier les clauses sensibles d’un contrat de photocopieuse
• Reconstituer le coût réel de l’impression dans son établissement
• Auditer les besoins réels de son parc de photocopieurs
• Construire une mise en concurrence objective
• Utiliser une grille d’analyse pour comparer les offres
• Renégocier ou sortir d’un contrat sans surcoût

La formation est animée par Charles-antoine Bichet / FIC EXPERTISE commissaire aux comptes, spécialiste des établissements scolaires et des associations de l'enseignement catholique.

Il accompagne au quotidien des établissements dans l'optimisation de leurs achats et la sécurisation de leurs contrats fournisseurs. Sa pédagogie est concrète, fondée sur des cas réels rencontrés en établissement.